Het is 19.15 uur. De online bijeenkomst van gemeente V. start over een kwartier, de eerste deelnemers melden zich al aan. De wethouder is nog niet aanwezig en de projectleider is druk bezig met het voorbereiden van zijn presentatie. De overige aanwezige ambtenaren hebben hun beeld en microfoon uit staan. De aanwezige bewoners wachten in stilte af tot de bijeenkomst gaat starten.

Gelukkig gaat het zo niet altijd. Maar wees je als initiatiefnemer van het participatieproces bewust van je eigen houding en gedrag. Ga met bewoners om zoals je dat ook met collega’s, vrienden en familie doet. Dus laat mensen zich welkom voelen op een (online) informatiebijeenkomst of inloopavond. Begroet iedereen en maak een praatje, ook online! Dit zet meteen de toon van de bijeenkomst. Des te belangrijker als je verwacht dat het een moeilijke bijeenkomst gaat worden. Als je contact maakt met mensen wordt het immers moeilijker om elkaar daarna uit te schelden.

Zorg dat de projectleider of wethouder een voor iedereen te begrijpen verhaal houdt. Dit betekent dat je altijd van te voren de presentatie samen doorneemt: is het toegankelijk, niet te technisch? Is het niet te lang? Wanneer mogen mensen vragen stellen?

En laat gedurende het hele participatietraject regelmatig van je horen, ook als je niks belangrijks te melden hebt. Het is helemaal niet erg als je vastloopt, even niet meer weet hoe het verder moet of geen antwoord hebt op vragen. Erken het en kom er op terug. Uiteindelijk draait participatie om communicatie. Vanuit de kant van de inwoners maar ook vanuit de kant van de overheid. Juist door goede communicatie ontstaat er meer vertrouwen tussen inwoners en overheid.