In de relatie tussen burgers en de overheid lijken fatsoensregels niet altijd te gelden: Schreeuwende bewoners tijdens een inspraakavond van de gemeente, een overheid die geen antwoord geeft op email van burgers. Bewoners die een avond actief hebben meegedacht over de inrichting van hun straat maar nooit mee horen wat er vervolgens mee gedaan is. Maar dat is toch vreemd! We hebben allemaal geleerd hoe het hoort. Als iemand je een vraag stelt, geef je antwoord. Als je mensen ontmoet die je niet kent stel je jezelf voor. Als iemand je advies geeft laat je weten wat je daarmee gedaan hebt. Het zijn regels die we toepassen in ons  persoonlijk leven en op ons werk. Laten we dit dan ook toepassen in de relatie tussen overheid en bewoners. Dat is een hele goede stap in de richting van meer vertrouwen. Drie voorbeelden hoe je dit kunt doen.

Als iemand je iets vraagt geef je antwoord

Bij een storm een aantal jaren geleden was een boom in onze straat omgevallen en verwijderd. Het herplaatsen van de boom duurde erg lang. Daarom zocht ik contact met de gemeente en vulde ik een meldformulier in op de website. Het antwoord kwam na lange tijd. Dat viel me nog mee want ik verwachtte eigenlijk helemaal geen antwoord te krijgen. Maar dat is toch erg? Gelukkig zijn veel overheden zich hier steeds meer van bewust en proberen zij hun klantenservice zo in te richten dat mensen binnen een bepaalde tijd antwoord krijgen. Het is belangrijk voor het vertrouwen van bewoners in de overheid. Dit was ook de conclusie van mijn gemeente (Haarlem) tijdens de maand van de democratie begin dit jaar. Pas als de basis op orde is kun je verder werken aan nieuwe vormen van participatie.

Als je mensen niet kent, stel je je voor

Op bewonersavonden van de gemeente gaat dit vaak mis. Bewoners druppelen binnen en kijken onwennig om zich heen. De aanwezige ambtenaren zijn nog druk bezig met het testen van de techniek of met elkaar.  Door klaar te staan en iedereen persoonlijk te verwelkomen zet je de toon voor de avond. Meng je tussen de bezoekers. Zo verklein je de afstand. Hiermee wordt het ook moeilijker voor de aanwezigen om zich onfatsoenlijk te gaan gedragen.  

Als mensen meedenken laat je horen wat je ermee gedaan hebt

Stel dat een vriend je heeft geholpen bij het schrijven van je sollicitatiebrief of je gekoppeld heeft aan iemand in zijn netwerk dan is het gebruikelijk dat je laat terug horen of je de baan hebt gekregen of hoe het gesprek is verlopen. Maar als de gemeente bewoners vraagt om mee te denken over beleid of iets in hun buurt dan horen ze heel vaak niet meer terug wat er gedaan is met hun tips, advies, bezwaren. Voor overheden geldt: als je een participatietraject start denk dan ook goed na hoe en wanneer je de bewoners in het vervolg op de hoogte houdt.