Op het lege gebied direct naast een nieuwe woonwijk in gemeente A. komt binnen enkele jaren een bedrijventerrein. De gemeente nodigt bewoners uit om mee te denken over de inrichting van het terrein. Het is voor alle betrokkenen duidelijk dat het bedrijventerrein er komt en dat er alleen bedrijven mogen komen met een stadsverzorgende functie zoals ambachten, bouwbedrijven en afval- en reinigingsdiensten. Daarnaast geeft de gemeente ook aan waarover wel en niet meegedacht kan worden. Een aantal functies staat namelijk al vast: het bestaande tankstation, een politiebureau, parkeergebouw  en een afval- en recyclepunt. De bewoners mogen meedenken over de bereikbaarheid, duurzaamheid en inrichting van de openbare ruimte van het bedrijventerrein.

Tot op heden zijn de bewoners tevreden over het proces: de projectleider heeft vanaf het begin aangegeven waarover bewoners wel en niet mee kunnen praten, de mate van participatie (adviseren), wie wanneer een besluit neemt en wat er gebeurt met de ideeën van de bewoners. Ook heeft ze aangegeven waarom ideeën niet zijn overgenomen.

Het is belangrijk voor het slagen van de participatie dat je van te voren goed na denkt over het hele proces: over alle stappen van de start tot het definitieve besluit. Dit proces met de spelregels moet van te voren duidelijk zijn voor iedereen. Zodat je de juiste verwachtingen schept bij de deelnemers. De volgende vragen helpen je hierbij:

  • Wat is het doel van de participatie? Wil je draagvlak vergroten voor je plan, de kwaliteit van je beleid verhogen, de zelfredzaamheid van bewoners vergroten of juist kennis delen? 
  • In welke fase van het beleid vraag je inwoners om mee te denken? Denk hierbij aan agendavorming, beleidsvorming, besluitvorming, uitvoering en evaluatie.
  • Hoeveel invloed geef je de participanten? Ga je hen raadplegen, laat je hen adviseren, co-creëren of meebeslissen?
  • Welke inwoners en andere belanghebbenden betrek je? Hoe worden ze geselecteerd? En heb je hiermee de belangrijkste belangen en visies aan tafel?
  • Waarover kunnen de participanten wel en niet meedenken?
  • Hoe lang duurt het traject? Welke fases zijn er te onderscheiden, welke mijlpalen en beslismomenten?
  • Wat ga je doen met de uitkomsten en wie neemt er uiteindelijk een besluit?

Pas als je bovenstaande vragen hebt beantwoord kun je verder met het kiezen van de beste participatievorm. En vervolgens de participatie starten.

Lees ook: #2 Sleutel tot succesvolle burgerparticipatie: Bereik de juiste doelgroep